「职场技巧」提高专注力、留下缓冲时间6招教你准时放工

「职场技巧」提高专注力、留下缓冲时间6招教你准时放工

不少研究都指出,持续超时工作、久坐、压力大,会为打工仔带来一连串的健康代价,如肥胖、心脏病、心理问题等。人们主观认为「多劳多得」是定律,但是人在疲劳的状况下工作效率难免下降,想每日准时下班而且保持竞争力,其实也有方法。

「职场技巧」提高专注力、留下缓冲时间6招教你准时放工

不少人将工作视为生活的重心,工作时间甚至有愈来愈长的趋势,即使在下班后,仍然忙着回覆电邮、Whatsapp等,工作与生活完全失衡。(资料图片)

根据2017年《香港工时状况统计调查报告》,当中访问了香港34.6万雇员,发现他们每周工时中位数为44小时,更有约一成的员工,每周工作多于56小时。作为打工仔,相信你对超时工作感受特别深,也许你也不明白,为什么准时下班这么难?可能你很容易分心、没有确定工作优先顺序,或者有一些临时的工作迫使你加班等。

不管是什么原因,你亦应重新评估自己的工作情况,以及善用以下6个建议,帮助自己准时下班。

1. 【设定下班时间】

许多人不会按时下班,是因为他们没有设定期望。相反,他们只是按照工作日的流程,「煮到埋嚟就食」,忽略了安排时间处理优先工作,导致在接近下班时,手头上仍有一大堆工作要处理。

因此,当你在早上到达公司时,立即确定自己当晚要离开的时间,把它写在你的日历上,或在手机上设置闹钟。如果你想要更多的推动力,你可报名参加下班后的兴趣班,激励自己好好管理时间,以准时下班。

2. 【告诉别人什么时候你必须离开】

对自己做出承诺,然后与他人分享,你更有可能成功做到。当你整天讨论计画和任务时,告诉你的同事,「我今晚必须准时离开公司,所以如果你需要什么,在下午4点前让我知道。」

鼓励同事尽可能提早通知你任何的请求及需要,可以避免下班前不必要的任务和会议。

3. 【留下20分钟缓冲时间】

设置下班时间后,在日历上留下该时间前的20 分钟,以处理当天最后的「手尾」,例如整理文件、收拾工作空间、阅读并清除不需要的电邮等,以及准备明天的工作。此外,即使有任何突发事情,你亦能够善用这段时间快速处理。

4. 【尽早完成最重要的工作】

你要确保在下班前完成关键工作,最好是尽早完成。在开始工作之前,列出所有你必须完成的工作,并按它们的重要及紧急程度来排序,预留自己最精力充沛及可以长时间专注的时间做好最紧急和最重要的事情。你可以在工作与工作之间的小休时间完成一些较不重要和零碎的工作。

5. 【提高专注力】

如果你经常发现自己在深夜仍在办公室,可以花几分钟来评估你白天时的工作情况。你会每五分钟检查一次邮件吗?是否立即回复每个讯息?会否整天留意即时消息?虽然打工仔有必要经常与同事或客户保持联系,但不断分心会严重损害你的工作效率和注意力,令你的工作时间更长。

相反,挑战自己,只在几个指定时间查看电邮,并设定数个时段完全专注工作,不看电话、不与别人谈天,断绝外界的干扰,加快工作效率。

6. 【善用电话】

不少打工仔喜欢用电邮沟通,在许多事情上,它是很好的工具,不过,它也可以很耗时。如果你的收件匣中充斥着似乎永远无法解决问题的邮件串,并且阻碍你的工作,那么是时候改变策略了。拿起电话,只需一个简单的通话,即可节省数小时的电邮阅读、排序和回应,效率更高。

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